Как организовать мобильный офис со смартфона на Android

27.09.2019 18:21

Проджект-менеджер в Москве, программист в Таиланде, а копирайтер на Бали. Офис давно перестал быть обязательным условием ведения бизнеса. Более актуальная задача сегодня – найти эффективный способ управления удалённой командой. И смартфон играет здесь не последнюю роль. Как превратить своего мобильного помощника в координационный центр и успешно вести дела, где бы вы ни находились?

Программы, чтобы организовать работу

Успех проекта во многом зависит от того, насколько точно руководитель описывает каждому участнику задание и может ли вовремя проконтролировать его выполнение. Современные платформы оптимизируют эти действия. Одна из удобных площадок для постановки задач и назначения исполнителей – приложение Trello.

В нём можно вести сразу несколько проектов, и понятный интерфейс исключает сложности в использовании ресурса.

Создайте доску для каждой бизнес-идеи.
Разместите на ней списки задач, структурированные по направлениям деятельности или по исполнителям.
В эти списки добавьте карточки с заданиями, установите для них сроки и контрольные чек-листы.
Для совместной работы предоставьте доступ к доске остальным членам команды.

В Trello все участники видят, как продвигается работа, можно оперативно отследить отклонения от графика или исправить ошибки в первоначальном плане.

Как организовать мобильный офис со смартфона на Android

Приложение Trello

Собственные дела удобно вести в календаре или электронном органайзере, таком как Mylifeorganized. Им уже пользуются более 3 миллионов человек. Функции приложения позволяют учесть не только рабочие, но и личные дела, распределить время между ними и составить расписание. В Mylifeorganized можно:

создавать задачи;
делить их на этапы;
объединять в группы;
привязывать выполнение задач не только ко времени, но и к месту;
устанавливать фильтры, например, чтобы посмотреть самые важные планы или то, что необходимо сделать в ближайшее время.

Программы, чтобы общаться с коллегами

Общение по электронной почте неудобно тем, что легко забыть кого-либо из адресатов. Кроме того, оно не подходит для обсуждения срочных вопросов и мозговых штурмов. Более эффективное решение – использование общего мессенджера. В 2018 году среди российских пользователей, особенно у IT-специалистов, выросла популярность Telegram. И это неудивительно.

Telegram позволяет создавать самые многочисленные чаты (1000 участников для группы, 200 000 – для супергруппы).
Сообщения хранятся не на телефоне, а в облаке, поэтому память мобильного устройства остаётся свободной, а при удалении приложения переписка сохраняется.
При добавлении новых пользователей в группу им доступна история обсуждений, поэтому администратору не приходится дублировать важные сообщения.
Через Telegram участники могут отправлять файлы большого объема (до 1,5 Гб).

Как организовать мобильный офис со смартфона на Android

Приложение Telegram

Также для обмена документами и другой информацией удобно создать общее электронное пространство на платформах Dropbox или Google Disk. Для совместной работы над бизнес-планом, сметой или соглашением подойдёт Google Docs или OneNote. С ними актуальная редакция документа всегда доступна членам команды, можно отследить историю изменений, и никто не запутается в версиях.

Программы, чтобы связать смартфон с персональным компьютером

Работать со смартфона можно, даже если вам требуются файлы, хранящиеся на персональном компьютере. Настроить удалённый доступ к нему без дополнительного оборудования и особых технических знаний поможет Chrome Remote Desktop. Это делается в несколько шагов.

Создайте аккаунт в Google, если его ещё нет.
Подготовьте ПК: в браузере Chrome скачайте расширение «Удалённый рабочий стол Chrome».
Установите на смартфон одноимённое приложение.
Сгенерируйте на компьютере код, который откроет к нему доступ.
Введите код в приложении.

Чтобы удалённо подключиться к ПК с мобильного телефона, оба устройства должны иметь выход в интернет. После этого останется только освоить инструкции Google о движениях, которыми компьютер управляется через сенсорный экран смартфона, и можно работать из любой точки мира.

Способы распечатать документы со смартфона

Как организовать мобильный офис со смартфона на Android

Современная офисная техника адаптируется под потребности пользователей, работающих удалённо. Поэтому принтеры позволяют печатать документы со смартфона:

через Wi-Fi – для устройств, расположенных недалеко друг от друга;
через виртуальный принтер, например, используя приложение Mopria Print Service для Android – независимо от расстояния между принтером и смартфоном.

Такие возможности есть у многофункционального устройства Xerox® B205. К тому же оно небольшого размера, а значит, не займёт много места в ограниченном рабочем пространстве фрилансера.

С современными технологиями организовать удалённую работу просто. Новейшие гаджеты разрабатываются так, чтобы пользователи могли легко разобраться в функциональности. А их возможности позволяют эффективно управлять проектом, избавиться от офисной зависимости и подстроить работу под желаемый образ жизни.

Источник