Утопаете в электронной почте? Эксперты Google советуют, что делать

28.11.2015 17:27

Тот, кому для работы не нужен компьютер и электронная почта, могут расслабиться. Остальным же лучше продолжить чтение, чтобы количество непрочитанных писем их больше не пугало. Благодаря консультации профессионалов Google, вы не забудете вовремя отреагировать на важные письма и из-за этого что-то пропустить.

Следует признать то, что письма принципиально влияют на нашу жизнь. По крайней мере, в плане работы. Но у кого-то устойчиво в почтовом ящике на сервисе Почтовед хранятся десятки или даже сотни непрочитанных сообщений, которые, возможно, он уже никогда не прочитает и, в конце концов, упустит из виду важное задание от босса, который, впоследствии, потребует результата.

Многие люди, поэтому впадают в противоположную крайность и читают все письма сразу. Благодаря мобильным приложением, они чтут письма во время ходьбы по улице, но это именно тот момент, когда на них очень сложно ответить. Таким образом, хотя они их открывают, быстро прочитают и снова закрывают, рассчитывая ответить в более тихом месте. Чего часто не происходит, потому что, в потоке других сообщений и другой информации старые письма полностью стираются из памяти.

Как из этой почтовой, забывающейся и безответной карусели выбраться? Может быть, вам помогут советы, о которых в своей книге «Как функционирует Google» говорит бывший генеральный директор и нынешний глава правления Эрик Шмидт и бывший старший вице-президент Джонатан Розенберг.

Отвечайте быстро

С ответом на электронное письмо не следует задерживаться. Не стесняйтесь пропустить все вежливые фразы, такие как, «Как прошли ваши выходные?» или «Куда вы собираетесь в отпуск?», переходите прямо к вещи. Люди должны привыкнуть к тому, что вы хотите работать, а не болтать. Тем не менее, оставайтесь вежливым и приятным.

Чтобы максимально избежать забывания ответить, помните правило: если ответ на электронную почту займёт не дольше пяти минут, ответьте немедленно, даже из мобильного телефона.

Очищайте ящик

Идеальной является ситуация, когда ваш почтовый ящик совершенно пустой. Попробуйте оставить только сообщения, на которые необходимо ответить. Всё остальное либо удаляйте стразу, либо переместите в архив.

Создайте папку

При работе с почтой удобно, когда у вас есть несколько различных почтовых папок, которые вы назовёте, согласно, каждому проекту, над которым работаете. Так у вас в почтовом ящике останутся только нерешённые письма и, к тому же, отдельные сообщения вам будет легче найти.

Наведите порядок в копиях

Много писем, которые приходят вам каждый день, часто не адресованы прямо вам, но вы обозначены в копиях. Автор считает, что вам следует знать о содержимом письма. Убедитесь, что все эти копии являются важными.

Источник: http://post.su